Comment et quand régulariser les charges de votre locataire ?

Vous gérez votre bien en location vous-même et vous devez régulariser les charges de votre locataire chaque année. Il vous est difficile de vous y retrouver entre les charges récupérables, non-récupérables, et les provisions sur charge, voici comment procéder…

Des délais à respecter

Le copropriétaire bailleur peut récupérer les arriérés de charges et de loyers pendant 3 à 5 ans, y compris après le départ du locataire. Ce délai varie selon la date de l’arriéré.

– Arriéré dû depuis le 27 mars 2014: Le bailleur peut réclamer tout arriéré de charges ou de loyers dû après le 27 mars 2014 pendant 3 ans.
– Arriéré dû avant le 27 mars 2014: Le bailleur peut réclamer jusqu’au 27 mars 2017 les arriérés antérieurs au 27 mars 2014 dans la limite de 5 ans à compter de la date de réclamation.

Cette règle s’applique également au locataire qui a payé trop de charges et qui souhaite se faire rembourser le trop versé.
Votre locataire règle chaque mois des provisions pour charges avec son loyer. A la fin de chaque exercice comptable et après la clôture des comptes et leur approbation en assemblée générale, votre syndic vous adresse un relevé annuel individuel de charges.
Certains syndics calculent la part locative appelée « charges récupérables » alors que d’autres ne le font pas. Sachez que le syndic n’a pas l’obligation d’inclure cette prestation et peut la facturer en plus, à votre demande.

– Si le syndic a calculé la part locative, l’exercice est simple, vous comparez la quote-part locative avec le montant annuel des provisions payé par votre locataire. Si le locataire a trop versé vous le remboursez. Si la régularisation est en votre faveur, vous pouvez réclamer au locataire l’arriéré en veillant bien dans les deux cas à lui fournir tous les justificatifs (décompte, état des dépenses, taxe foncière…)
– Si le syndic ne calcule pas la part locative, il faudra vous munir de la liste des dépenses qui est jointe à votre convocation à l’assemblée générale annuelle et identifier les charges récupérables.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges récupérables sont définies suivant les dispositions du décret n°87-712 du 26 août 1987, à savoir :

1- Les frais de fonctionnement, tels que l’électricité des parties communes, les consommations d’eau, les contrats d’entretien des équipements communs (chaudière, ascenseur…).

Les consommations d’eau privative et de gaz sont déterminées à partir de relevés de compteurs dont les coûts sont détaillés sur vos décomptes individuels.
Une particularité majeure concerne le nettoyage de la résidence :

– Si les prestations de nettoyage sont réalisées par une entreprise alors les charges sont récupérables à 100% sur le locataire.
– Si c’est un employé d’immeuble ou gardien et qu’il accomplit deux tâches (le nettoyage et l’élimination des rejets : sorties des containers), alors les dépenses correspondant à sa rémunération (charges sociales fiscales comprises) sont exigibles au titre des charges récupérables à concurrence de 75 % de leur montant.

2- Les dépenses d’entretien courant : les menues réparations.
3- La taxe d’ordures ménagères dont vous trouvez le montant sur votre taxe foncière.

Quelles sont les charges non récupérables ?

Les charges non-récupérables sont :

– Les charges exceptionnelles, tels que les travaux de conservation, diagnostics, fonds travaux, votées en assemblée générale.
– Les dépenses d’administration de la copropriété tels que les honoraires de syndic, frais de convocation et de tenue d’assemblée générale, assurance multirisque immeuble…)

Comment calculer votre quote-part ?

Une fois les charges récupérables identifiées, il conviendra de calculer votre quote-part en fonction de vos tantièmes de charges générales et/ou spéciales.
Exemple 1 :

– Salaires employé d’immeuble (nettoyage des parties communes et sortie des containers) : 15 000 €
– Charges sociales  : 12 000 €
– Total contrat de nettoyage : 27 000 €
– Votre quote-part de charges communes générales : 134/10 000 tantièmes
– Votre quote-part de charges entretien 27 000 € X 134/10 000 = 361.80 €
– Quote-part de charges récupérables sur le locataire : 361.80 € X 75 % = 271.35 €

Exemple 2 :

– Charges ascenseurs : 2600 €
– Votre quote-part charges ascenseur  : 165/5689 tantièmes
– Quote-part de charges récupérables : 2 600 € X 165 / 5689 = 75.41 €

Exemple 3 :

– Contrat entretien désenfumage : 456 €
– Votre quote-part charges spéciales bât C : 239/7865 tantièmes
– Quote-part de charges récupérables : 456 € X 239 /7865 = 13.85 €

Comment estimer la provision sur charges ?

Vous louez votre logement pour la première fois et vous vous demandez comment estimer la provision pour charges de votre locataire.

– Identifier les charges récupérables de la copropriété à partir de l’état des dépenses
– Calculer le montant des charges récupérables au prorata de vos charges communes générales et spéciales.
– Evaluer les consommations d’eau et de gaz : Elles sont plus complexes à estimer car elles peuvent varier d’un locataire à l’autre. Vous pouvez prendre en compte les précédentes consommations comme référence.
– Ajouter le montant de la taxe d’ordures ménagères
– Diviser le coût total par 12 afin d’obtenir le montant des provisions mensuelles

L’association EDC reste à votre disposition pour toute question complémentaire.

Tatiana MICHEL – chargée du pôle Technique, univers Immobilier