Vous êtes copropriétaire d’un bien dans un immeuble et vous avez reçu une convocation à une assemblée générale. Quelle est cette réunion et pourquoi est-elle si importante ?
Au moins une assemblée générale par an…
Chaque année, votre syndic doit vous convoquer à assister à l’assemblée générale ordinaire des copropriétaires. Elle doit se tenir pour la première fois dans l’année de la création de la copropriété puis chaque année dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice comptable précédent.
Pour répondre à un besoin urgent ou une préoccupation majeure, il est possible qu’une ou plusieurs assemblées générales extraordinaires soient également tenues en complément si le syndic le juge utile ou chaque fois que le conseil syndical, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant ¼ des voix des copropriétaires, le demande.
Tous les copropriétaires doivent être convoqués même si les décisions à prendre ne les concernent pas personnellement.
La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au moins 21 jours calendaires avant la date de la réunion (sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété).
La convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de la réunion (généralement sur la commune où se situe l’immeuble), fixer l’ordre du jour et préciser les modalités de consultation des justificatifs des charges de copropriété. La remise de certains documents annexés à la convocation conditionne la validité des futures décisions.
Faites-vous entendre !
Vous ne pouvez pas vous rendre à l’assemblée générale ? Alors, donnez votre voix au travers d’un mandat à une autre personne qui y assistera pour pouvoir être représenté. N’oubliez pas de lui préciser vos consignes de vote !
Comment se déroule une assemblée générale ?
Malgré des règles strictes, c’est en fait plutôt simple. Trois étapes majeures :
1- Émargement de la feuille de présence et comptabilisation des tantièmes pour les votes à venir.
A votre arrivée, comme tous les copropriétaires qui participeront à l’assemblée, vous signerez la feuille de présence. Les personnes détenant des pouvoirs confiés par d’autres copropriétaires ne pouvant assister à la réunion mais souhaitant être représentés signeront le document pour leur compte.
A savoir ! Votre voix est proportionnelle à vos tantièmes de copropriété, c’est-à-dire à votre quote-part dans l’immeuble. Par mesure d’équité, si un copropriétaire possède une quote-part qui représente plus de 50% du total des voix, son nombre de voix sera réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
Ce document permet donc de comptabiliser le nombre de voix et de vérifier si les différentes majorités sont acquises selon les décisions à voter.
2- Suivi de l’ordre du jour de l’assemblée : débat et votes.
L’assemblée générale composée des copropriétaires présents ou représentés, du syndic de copropriété et des éventuels observateurs extérieurs peut entrer dans le vif du sujet : le vote aux questions portées dans l’ordre du jour.
Dès le début des débats, seront désignés à la majorité des voix, le président de séance (ce rôle ne peut être tenu par le syndic ou le mandataire d’une personne représentée), le secrétaire de séance (en principe, c’est le syndic qui assure ce rôle) et le ou les éventuels scrutateurs.
Ensuite, chaque question de l’ordre du jour fera l’objet d’un vote pour une résolution.
A noter ! Selon les décisions à prendre, le vote requiert différentes majorités :
– Majorité simple pour les questions relatives à l’entretien courant et à l’administration générale de la copropriété (travaux de conservation de l’immeuble, approbation du budget prévisionnel…),
– Majorité absolue pour les questions autres que la simple gestion courante de l’immeuble (désignation du syndic, travaux affectant la structure de l’immeuble…),
– Double majorité (nombre de copropriétaires et le nombre de voix), ou encore à l’unanimité pour les décisions les plus importantes (vente d’une partie commune ou modification de la répartition des charges…).
Zoom sur… Le rôle des président, secrétaire et scrutateur de la séance !
Obligatoire, le président veille au vote de toutes les questions de l’ordre du jour et contrôle la feuille de présence. Il vérifie et signe le procès-verbal de séance.
Obligatoire également, le secrétaire consigne les votes et établit le procès-verbal.
Facultatif, le ou les scrutateurs dépouillent les votes et assistent le président dans la vérification de la feuille de présence.
3- Fin de la séance et consignation des votes
Un procès-verbal contenant toutes les résolutions avec le décompte des voix des votants « pour, opposants et abstentionnistes » (leurs noms seront précisés) est dressé et signé par le secrétaire puis contresigné après contrôle par le président et les éventuels scrutateurs. La feuille de présence y est annexée.
Le syndic dispose alors d’un délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée pour adresser en lettre recommandée avec avis de réception ou par voie électronique une copie du procès-verbal à tous les copropriétaires opposants, abstentionnistes et défaillants (absents non représentés). Un envoi simple suffit pour les autres. Le procès-verbal est également inscrit dans un registre tenu par le syndic.
Si les résolutions adoptées peuvent influer sur les conditions d’occupation de l’immeuble, tous les occupants doivent être informés des décisions de l’assemblée générale par voie d’affichage dans les parties communes.
« Puis-je contester une décision d’assemblée générale ? »
Oui, mais c’est un acte grave qui s’effectue sous plusieurs conditions :
– Etre copropriétaire,
– Etre opposant ou défaillant (absent non représenté) mais pas abstentionniste,
– Avoir des raisons sérieuses de contester une décision irrégulière (attention à la sanction d’un procédure abusive),
– Saisir le tribunal judiciaire dans le délai de 2 mois suivant la notification du procès-verbal (assistance avocat obligatoire). Au-delà, la décision sera définitive.
Exemple : contester une décision de modification de répartition des charges qui n’a pas été votée à l’unanimité.
Quels sont les enjeux de l’assemblée générale à votre égard ?
Vous avez investi tout ou partie de votre patrimoine dans ce bien.
De droit, vous êtes propriétaire des parties privatives (votre appartement, un parking éventuellement) mais aussi des parties communes de façon indivise (la façade, les ascenseurs, les jardins, les couloirs…).
Il est indispensable de vous impliquer en donnant votre avis sur des questions qui vous concernent.
Pourquoi ?
– Mieux comprendre et maîtriser le coût de vos charges de copropriété,
– Préserver votre patrimoine pour qu’il ne perde pas de sa valeur,
– Eviter un litige car le syndicat des copropriétaires, auquel vous appartenez, est responsable vis-à-vis des tiers. Vous avez l’obligation d’entretenir et de conserver l’immeuble,
– Pouvoir introduire une action en contestation d’une décision d’assemblée générale.
Avec les autres copropriétaires, décidez en participant aux assemblées générales de votre immeuble et gérez votre patrimoine aux côtés du syndic de copropriété que vous aurez choisi.
Discutons-en !
Toute l’équipe d’EDC reste à votre écoute, n’hésitez pas à nous contacter !
Jenny FONTANO – Juriste, service Immobilier
Mis à jour par Laurence Billerit, directrice opérationnelle – service Immobilier
