La loi ALUR a créé la fiche synthétique d’information (Loi n° 65-557, 10 juill. 1965 fixant le statut de la copropriété, article 8-2) dans le but premier d’informer les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et sur son état.
Le contenu de cette fiche a été fixé par un décret du 21 décembre 2016.
A partir de quand la fiche doit être renseignée ?
Depuis le 31 décembre 2018, cette fiche est obligatoire dans toutes les copropriétés quel que soit le nombre de lots.
Elle doit être actualisée chaque année.
Qui doit la remplir ?
La fiche est établie par le représentant légal de la copropriété (en principe le syndic) puis mise à jour chaque année.
L’établissement de la fiche et sa mise à jour sont deux tâches comprises dans la rémunération forfaitaire du syndic.
Ne pas renseigner la fiche est-il sanctionnable ?
Ne pas renseigner la fiche synthétique peut coûter cher au syndic ! En effet, il s’agit d’un motif de révocation du syndic.
En outre, si le syndic ne transmet pas dans un délai d’un mois la fiche synthétique à un copropriétaire qui en fait la demande, une pénalité de 15 euros par jours de retard est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic (article 8-2 de la loi de 1965 – Décret n°2020-1229 du 7 octobre 2020).
Quelles informations sont contenues dans la fiche synthétique ?
La fiche synthétique, qui fait partie des informations à annexer aux promesses de vente (ou à défaut de promesse, à l’acte authentique) doit mentionner les éléments suivants :
1° L’identification
– le nom d’usage, s’il y a lieu, et adresse(s) du syndicat de copropriétaires ;
– l’adresse(s) du ou des immeubles (si elle est différente de celle du syndicat) ;
– le numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires au registre national des copropriétés et la date de dernière mise à jour des données d’immatriculation ;
– la date d’établissement du règlement de copropriété ;
– et, le cas échéant, le numéro identifiant d’établissement (SIRET) du syndicat.
2° L’identité du syndic ou de l’administrateur provisoire ayant établi la fiche
– le nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété ;
– le cas échéant, numéro identifiant d’établissement (SIRET) du représentant légal ;
– le cadre de son intervention (mandat de syndic ou mission d’administration provisoire).
3° L’organisation juridique
– s’il y a lieu, nature du syndicat (principal – secondaire/coopératif), résidence-services ;
– s’il s’agit d’un syndicat secondaire, numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires.
4° Les caractéristiques techniques
– le nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété ;
– le nombre total de lots à usage d’habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété ;
– le nombre de bâtiments ;
– la période de construction des bâtiments.
5° Les équipements
– le type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, le type d’énergie utilisée ;
– le nombre d’ascenseurs.
6° Les caractéristiques financières
– s’il s’agit du premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) : les dates de début et de fin de l’exercice comptable ;
– s’il s’agit d’un exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l’assemblée générale :
– dates de début et de fin de l’exercice et date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
– montant des charges pour opérations courantes ;
– montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles ;
– montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;
– montant des impayés ;
– nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède 300 € ;
Remarque : il n’est pas nécessaire de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs ni le montant des impayés lorsque le syndicat est dispensé de tenir une comptabilité d’engagement en application de l’article 14-3 de la loi de 1965.
– montant du fonds de travaux.
– la présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires.
La fiche peut aussi être extraite du registre national des copropriétés. (Décret n° 2016-1822, 21 déc. 2016, art. 3).
Le ministère du Logement a ouvert le 1er novembre 2016 un nouveau site Internet qui héberge le registre d’immatriculation des copropriétés (www.registre-coproprietes.gouv.fr). Tenu par l’Agence Nationale de l’Habitat, ce registre a pour but d’améliorer la connaissance du parc privé, de permettre aux pouvoirs publics d’intervenir dès les premières difficultés et d’offrir des éléments de comparaison utiles dans la gestion.
NB : Ce document est à remettre à l’acquéreur lors de la vente d’un lot de copropriété.
Référence : Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 8-2 ; article L. 721-2 du code de la construction et de l’habitation.
Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information, n’hésitez pas à nous solliciter.
Caroline Delaere, juriste – univers Immobilier
Publié en décembre 2019, mis à jour par Laurence Billerit, directrice opérationnelle, le 31 janvier 2024.
