Vous gérez vous-même votre bien immobilier locatif ? Alors vous avez sans doute déjà entendu parler de la régularisation des charges locatives.
Cette obligation annuelle peut sembler technique, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la loi et maintenir une relation saine avec vos locataires.
L’association EDC, qui accompagne les bailleurs particuliers, vous explique pas à pas comment procéder… et comment éviter les erreurs fréquentes.
Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?
Si votre bail d’habitation prévoit une provision sur charges mensuelle, vous devez, une fois par an, comparer les charges réelles récupérables que vous avez réglées au syndic ou directement aux fournisseurs, avec les provisions sur charges versées par votre locataire.
Résultat possible :
- Provisions > charges réelles → vous devez rembourser le trop-perçu au locataire.
- Provisions < charges réelles → vous êtes en droit de demander un complément.
À savoir :
Le délai de prescription est de 3 ans : Le bailleur peut donc réclamer les arriérés de charges pendant ce délai, mais le locataire peut aussi demander le remboursement d’un trop payé.
Comment calculer la régularisation ?
Le calcul doit respecter plusieurs règles :
- Être réalisé sur la même période que l’exercice comptable de la copropriété.
- Tenir compte du prorata temporis si plusieurs locataires se sont succédés.
- Intégrer les consommations individuelles (eau privative, gaz) à partir des relevés de compteurs.
Exemple concret :
Si un locataire est entré le 1er juin, le calcul doit être effectué du 1er juin au 31 décembre uniquement.
✅ Le conseil EDC :
Si le montant de la régularisation est élevé, ajustez la provision mensuelle sur charges pour éviter une nouvelle régularisation trop lourde l’année suivante.
Quelles sont les charges récupérables ?
La liste des charges récupérables est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elles regroupent notamment :
- Les frais de fonctionnement : électricité des parties communes, eau, contrats d’entretien des équipements communs (ascenseur…).
- Cas particulier : si le nettoyage est assuré par une entreprise, 100 % des frais sont récupérables.
- Si c’est un gardien qui assure les missions de nettoyage et sortie de containers), alors 75 % de sa rémunération sont récupérables.
- Les dépenses d’entretien courant et petites réparations.
- La taxe d’enlèvement des ordures ménagères, mentionnée sur votre taxe foncière ou facturée par la collectivité.
Quelles charges ne sont pas récupérables ?
Certaines charges ne peuvent jamais être réclamées au locataire, notamment :
- Les travaux exceptionnels (conservation, mise en conformité, fonds de travaux…).
- Les frais de gestion de la copropriété (honoraires de syndic, convocations d’AG, assurance multirisque immeuble).
❌ Erreur fréquente à éviter :
Refacturer ces dépenses au locataire.
Cela expose le bailleur à un litige certain.
Bonne nouvelle ! Dans la majorité des cas, le relevé individuel annuel envoyé par votre syndic distingue clairement charges récupérables et non récupérables.
Pour mieux comprendre ce document, consultez notre guide : Comment lire et comprendre votre décompte annuel de charges
Comment formaliser la régularisation auprès du locataire ?
Une fois vos calculs effectués, vous devez notifier la régularisation à votre locataire, en joignant :
- Le détail de vos calculs,
- Une copie du décompte annuel de charges fourni par le syndic,
- Une copie de votre taxe foncière (pour la taxe d’ordures ménagères).
Si la régularisation entraîne un montant élevé, pensez à ajuster la provision sur charges pour les prochains mois et à prévenir votre locataire.
✅ Le conseil EDC :
Une régularisation annuelle claire et documentée limite les contestations et sécurise la relation bailleur-locataire.
Conclusion
Régulariser les charges locatives, c’est :
- Respecter vos obligations de bailleur,
- Préserver une relation de confiance avec votre locataire,
- Éviter les erreurs coûteuses et les litiges.
Vous gérez seul vos biens immobiliers ?
Ne restez pas isolé : rejoignez EDC et profitez de l’expertise d’une association de bailleurs-investisseurs qui vous accompagne à chaque étape de votre gestion locative.
Laurence Billerit, directrice opérationnelle du service Immobilier
